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Cómo organizar un evento

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Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día del evento.

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Planificarlo con antelación

  1. Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿por qué lo haces?
    • Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!
  2. Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
    • Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!
  3. Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
    • Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
    • Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.
  4. Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
    • Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.
  5. Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
    • Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu público se encuentre.
    • Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. ¡Es posible que estén más ocupados que tú!
  6. Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?
    • Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún invitado especial que tengas que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?
  7. Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es preparar una versión preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
    • Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?, quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (más sobre esto en los pasos posteriores). ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?
  8. Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
    • Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.
  9. Y si todo esto te supera cuenta con nosotros, Precker eventos para que todo salga a pedir de boca.

Fuente: http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

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